Etiket merupakan tata krama yang diperlukan oleh seseorang untuk dapat diterima dengan baik di lingkup masyarakat.
Terutama di wilayah profesional seperti tempat kerja, penting bagi setiap individu untuk berperilaku berdasarkan etiket agar lebih teratur dan bersahaja.
Salah satu situasi di tempat kerja yang memerlukan etiket adalah saat menghadiri rapat.
Etiket saat menghadiri rapat ini sangat penting untuk diketahui, terutama apabila karyawan berkumpul dalam satu platform untuk saling bertukar pandangan dan pendapat.
Berikut ini adalah beberapa aturan etiket saat menghadiri rapat yang perlu diperhatikan:
1. Ketahui tujuan rapat
Sebelum mempelajari bagaimana etiket saat menghadiri rapat, pastikan kamu tahu dengan jelas apa yang akan dibahas dalam rapat tersebut.
Perhatikan segala hal yang dibahas dalam rapat dan hindari memikirkan hal-hal yang tidak bersangkutan.
Sebagai persiapan, lakukanlah riset dan catatlah poin-poin penting yang ingin disampaikan atau dibahas bersama anggota tim.
2. Selalu siap sedia buku catatan dan pena
Etiket saat menghadiri rapat yang kedua adalah dengan selalu membawa buku catatan dan pena saat menghadiri rapat.
Meski kedengarannya sepele, hal ini bisa membantumu dalam mencatat poin-poin penting yang dibahas agar dapat digunakan sebagai referensi di masa depan.
3. Atur ponsel dalam mode senyap
Ini adalah salah satu etiket yang paling krusial namun seringkali disepelekan.
Saat hendak memasuki ruang rapat, kamu sebaiknya mematikan atau mengatur ponsel dalam mode senyap agar tidak mengganggu orang di sekitar.
Bunyi dering ponsel yang tidak diinginkan di tengah rapat dianggap tidak sopan dan tidak profesional. Selain itu, hal ini dapat mengganggu konsentrasi peserta rapat serta mengganggu jalannya rapat.
4. Hindari menerima atau membuat panggilan telepon selama rapat
Sangat tidak sopan untuk menerima atau membuat panggilan telepon selama rapat, kecuali dalam situasi yang memang mendesak atau darurat.
Pasalnya, kondisi seperti ini dapat mengganggu jalannya rapat dan mengurangi fokus dan perhatian terhadap diskusi yang sedang berlangsung.
5. Atasan menyiapkan agenda rapat
Sebelum setiap rapat, atasan sebaiknya menyiapkan agenda rapat yang jelas dan disebarkan kepada seluruh peserta rapat.
Hal ini memungkinkan peserta rapat untuk mempersiapkan diri dengan baik sebelumnya.
Rapat tidak boleh diadakan hanya sekadar rapat saja, tetapi harus memiliki rencana yang terdefinisi dengan baik.
Jangan menyimpang dari pokok pembicaraan dan usahakan agar rapat berjalan efisien dan singkat.
6. Selalu datang tepat waktu

Menjaga kedisiplinan dalam waktu adalah salah satu etiket saat menghadiri rapat. Kehadiran yang tepat waktu menunjukkan rasa hormat terhadap waktu dan usaha yang telah dilakukan oleh peserta rapat lainnya.
7. Hindari mengunyah permen karet
Mengunyah permen karet saat rapat akan membuatmu terlihat tidak dewasa. Oleh karena itu, kebiasaan ini sebaiknya bisa dihindari sedini mungkin.
Selain bisa mengganggu fokus dan konsentrasi peserta rapat lainnya, hal ini juga dapat memberikan kesan kurang serius terhadap rapat yang sedang berlangsung.
8. Jadilah pendengar yang baik
Saat rapat, penting bagimu untuk menjadi pendengar yang baik. Dengarkanlah dengan seksama apa yang dikatakan oleh peserta rapat lainnya dan tunggu giliranmu untuk berbicara.
Jangan lupa juga untuk memberikan perhatian penuh terhadap pembicaraan dan usahakan untuk tidak menguap meskipun rapat terasa membosankan.
Namun, apabila kamu termasuk orang yang memimpin rapat, maka kamu sebaiknya bisa berbicara jelas dan nyaring agar semua peserta rapat dapat mendengar dengan baik.
Pemimpin rapat juga harus memastikan agar suasana rapat tetap kondusif dan terarah.
Rapat sebaiknya interaktif dan memberi kesempatan kepada peserta untuk memberikan saran dan umpan balik yang berharga.
Tanyakan dan jawablah pertanyaan di akhir rapat, sehingga peserta rapat memiliki kesempatan untuk mengklarifikasi keraguan atau pertanyaan yang mungkin timbul.
9. Setelah rapat selesai, siapkan dan sebarkan risalah rapat
Penting untuk menyusun risalah rapat setelah rapat selesai dan menyebarkannya kepada semua departemen yang terkait. Hal ini memungkinkan tindakan yang diperlukan dapat diambil oleh pihak-pihak terkait.
Untuk memperjelas presentasi atau materi yang disampaikan dalam rapat, gunakanlah alat bantu seperti whiteboard, proyektor, grafik, pointer, atau slide. Hal ini membantu peserta rapat untuk lebih memahami dan terlibat dalam pembahasan.
Jangan menjadikan rapat sebagai medan perang: Selama rapat, berbicaralah dengan sopan dan hormati terhadap rekan kerja Anda. Hindari adu argumen atau konflik yang tidak perlu. Jagalah sikap profesional dan hindari menciptakan ketegangan yang tidak perlu.
10. Ikuti dresscode, jika ada
Kamu pasti tahu bahwa salah satu etiket menghadiri rapat adalah dengan berpakaian sopan dan sesuai dresscode (jika ada).
Ikutilah kode berpakaian profesional agar memberikan kesan serius dan menghormati acara rapat.
Dengan menjalankan etiket saat menghadiri rapat, kita dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif, terhormat, dan menjunjung tinggi nilai-nilai profesionalisme.
Etiket yang baik membantu membangun reputasi yang baik dalam lingkungan kerja dan memperkuat hubungan antara sesama karyawan. Sampai di artikel selanjutnya, Classy People!
Baca juga:
Ini Etiket dalam Berbusana Agar Tampak Elegan, Simak!